Elgondolkodtál már azon, hogy mit is csinálunk a könyvelő irodában? (Hacsak nem te is könyvelő vagy, mert akkor pontosan tudod.) Bizonyára kiábrándító lesz, amit leírok, ugyanis hallani szoktuk a sztereotípiákat arról, hogy mégis mit kéne, hogyan kéne csinálnunk, és nem azokat tesszük.

Beérkezés:

Nálunk a beérkezés amolyan ébredési sorrendben történik, de mindenkinek ugyanolyan a reggele. Felkel, otthon tesz-vesz-rendetlenkedik, majd beindul az irodába. Kisebb utazgatás után be is érkezik. (Én már ekkor is kb 3-4 telefonhívást kapok, de csak azért, mert az én telefonszámomat nagyon sok ügyfelünk ismeri, és mert a központit csak 9h-tól vesszük fel.) Beérkezést követően ki kávét készít magának, ki kipakolja az ebédre hozott elemózsiáját a hűtőbe. Néha kidobálja onnan az előző napról ott felejtett maradékot, megbarnult gyümölcsöket. Közben megcsörren a telefon, és Julcsi felveszi, hisz ez a feladata. Egyik ügyfelünk az, aki szeretne velem beszélni, de nem tud, mert én csak később megyek be. A kérdésre, hogy milyen ügyben keres, azt válaszolja, hogy azt velem tudja csak leegyeztetni, és kér egy visszahívást. (Később kiderül, hogy csak időpontot szeretett volna velem egyeztetni, amit amúgy is Julcsinál tudott volna.)

Indul a munkavégzés:

A telefon csöng, Julcsi kezeli, szép jegyzeteket készít, esetleg hol Noémit, hol Gabit adja a hívó félnek. Amikor csend van, akkor kezdődik az emailek csekkolása. Az emailekben a feladatok a következők szoktak lenni:

Emailes feladatok:
- jövedelem- és nullás igazolás kikérése
- új munkavállaló bejelentése
- adófolyószámla lekérés (ezt amúgy is havonta küldeni szoktuk nyártól decemberig)
- bankszámla kivonatokat küldenek pdf-ben (ezeket le kell töltenünk, és összeegyeztetni a bevételekkel, cégeknél kontírozzuk, könyveljük)
- NAV online adatszolgáltatáshoz kézi számlát küldenek, aminek az adattartalmát be kell jelentenünk
- Kata bevételi összesítést kérnek
- "Valami jött az ügyfélkapumra. Megnéznétek, hogy mi az?" (Legtöbb esetben csak valami NAV-os spam.)
- könyvelésre leadott szerződést kérnek, amit be kell scannelnünk
- garancia miatti számlát kérnek vissza a könyvelési anyagukból (ezzel később még dolgunk van, mert számla nem hiányozhat a lekönyvelt anyagból, így emlékeznünk kell rá, hogy hiányzik, és vissza kell kérnünk)
- "scanneld be légyszi ezt és ezt a papírt, ha nálatok van!" féle kérések
- ügyfélkapus név és jelszó újra kiküldése, mert elfelejtették az ügyfeleink és kérik.

Emailes kérdések, amikre már akár több óra is elmegy, mire megválaszoljuk őket. A sort a gyengébb kérdésekkel kezdem, és a durvák lesznek hátrébb.
- "Írhatom áfa mentesként azt a számla áfa rovatába, hogy AM vagy azt kell írjam, hogy AAM? Írhatok helyette nullát áthúzva?" - Ha valaki áfa mentes, akkor AAM-et kell írnia az áfa rovatba.
- "Ha májusban már szüneteltem, akkor miért írták elő az adófolyószámlámon májusra a katát?" - azért, mert áprilisban még élő volt a vállalkozás, amit utólag, májusban írnak elő befizetésre.
- "Elrontottam egy számlát. Hogyan javítsam?" - ez egy tipikus órákig válaszolós kérdés, aminél a válaszidő hossza függ a számla elrontásának módjától, mértékétől
- "Szeretnénk párommal gyereket. Milyen feltételekkel tudunk vállalni, ha párom is katás és én is az vagyok?" - erre a kérdésre már egy táblázatot is csináltunk, hogy gyorsabb legyen a válaszidőnk, de arra további kérdések érkeznek ügyfeleinktől...
- "Azt az infót hallottam a szomszédom macskájának az egerétől, hogy a Taxify/Boltosoknak mégsem kell áfát fizetniük, sem bevallaniuk, mert úgyse kapja rajta a NAV őket..." - De rajta kapja a mulasztókat kerek félévente, és olyankor meg a következő problémával keresnek meg minket:
- "Úgy látszik, hogy be kéne vallanom fél éves Taxify/Bolt miatti áfát. Mi a következő lépés?" - személyesen elmondjuk.

Persze az élet nem csak emailek megválaszolásából áll, hanem ügyintézésből és könyvelésből is. Szoros határidőkhöz kell igazodnunk, hogy ügyfeleink elégedettek legyenek, de persze ehhez nekik kell felénk először adatot szolgáltatniuk. Hogy gördülékeny legyen a dolog, ezért már hónap elején kimennek a "hozd be a könyvelésre a papírjaidat/számláidat/bankszámla kivonataidat!" típusú emailek. Aztán hónap közben a hiányokat bekérő emailek is. Mivel minden hónap 12-éig a munkavállalók után bevallást kell benyújtanunk, ezért Gabi az olyan ügyfeleinktől, ahol van alkalmazott, bekéri azok adatait, szabadnapjait, jelenléti ívüket, és elkezdi a NAV-val az egyeztetést egy-egy ügyfél által rosszul beküldött alkalmi bejelentés javítása ügyében. A NAV-ot elég ritkán lehet elérni, így sokszor kell egy nap őket felhívni, hátha egyszer sikerül. Mivel fejben ott kell lenni, ezért mindig elő kell készíteni a javítandó bevallást, és hozzá az információkat. Ha próbáltál már meg hivatalos ügyet intézni, akkor tudod, hogy ez csak úgy hangzik, mintha gyorsan menne. Legtöbb esetben, ha a NAV mégis felveszi a telefont, akkor tuti, hogy az az ügyintéző pont nem tud segíteni, így másikhoz irányít, akit ugyancsak nehéz elérni. Ördögi kör...

Mivel 9h-17h között vagyunk hétközben nyitva, ezért az ügyfeleink folyamatosan hozzák a könyvelési anyagukat (számlákat, bankszámlákat, szerződéseket, teljesítési igazolásokat, adatlapokat, stb), így fogadnunk kell őket, és aki fizet is készpénzben, annál még a pénztárat is kezelni kell és bevételezni a befizetett összeget, erről készpénz átvételi elismervényt is meg kell írni, és alá kell íratni velük. Mivel ritka az olyan ügyfelünk, akinek ne lenne kérdése, ezért pár kérdést még akkor intéznek is hozzánk, amire természetesen válaszolunk, hisz mindenki érdeke, ha ügyfeleink megkapják a vállalkozásukhoz kellő információkat. Az átlagos ilyen vizit általában 5-15p között szokott mozogni, de volt már, hogy 3 órán keresztül kérdezett minket az egyik ügyfelünk Nem bántuk, de Noémi, aki foglalkozott az ügyféllel, addig nem tudtott könyvelni, emailre válaszolni, NAV-ot hívni, stb. Ettől függetlenül szeretjük a kérdéseket, mert szeretjük, ha ügyfeleink kellően tájékozottak. 

Amikor nincs ügyfél, nincs telefon, nem emailekre válaszolunk, akkor esetleg egy NAV-os ellenőrzésre kell összepakolni az ellenőrzött vállalkozás iratanyagát. Ez azt jelenti, hogy minden egyes számlát be kell scannelni a vizsgált időszakra, ami gyakran három hónapot, vagyis egy negyedévet jelent. Egyesével bescannelni a különböző méretű számlákat baromi sok idő! Emellett nem lehet semmi mást csinálni, hisz a scannelt folyton figyelni kell, és a lapokat egymás után rakosgatni, ügyelve a dupla oldal helyes bemásolására is. Még jó, hogy egyre többen dolgozunk az irodában! :D
De nem csak NAV-os ellenőrzéseket kapunk, hanem olyan hibaüzeneteket, amit a NAV rosszul dolgozott fel, vagy az Önkormányzat nézett be, esetleg az ügyfelünk korábban rosszul adott be, és javítanunk kell. Ezek annyira egyediek, hogy fel se tudnám sorolni mindet. Ilyen ügyből a legdurvábbak azok voltak, amikor egyik-másik ügyfelünk egy postán feladott levelet nem vett át a Kormányhivataltól, ezért a Hivatal törölte a vállalkozásaikat az adatbázisból... Egyrészt felháborító, másrészt gusztustalan, harmadrészt ilyenkor mit csináljanak az érintettek?!

Ha idáig elolvastad ezt a hosszú feladatlistát, akkor bizonyára azt gondolod, hogy még nem is könyveltünk, nem rögzítettünk, csak ügyeket intéztünk, telefonáltunk, ügyfeleztünk, emaileket írtunk, tehát semmi olyan, ami egy könyvelőnek a feladata a Nagy Könyv szerint. Sajnos ma Magyarországon szinte az összes könyvelőiroda ilyen stresszben szenved, és a könyvelőknek alig marad idejük a tényleges munkájukra, vagyis a könyvelésre, és a bevallásokra. Persze hallottam olyan irodákról, ahol az ügyfeleket szinte kitessékelik az ajtón, ha nem hagyják dolgozni a könyvelőket a kérdéseikkel, vagy olyan könyvelőről is hallottam, aki a mai napig nem használja az emailező rendszert, így csak telefonon vagy sms-ben lehet vele kapcsolatot tartani, de ennél mi sokkal korszerűbbek és lojálisabbak vagyunk, ezért vállaljuk ezeket a többlet terheket a könyvelés mellett, hogy ügyfeleinknek megkönnyítsük a vállalkozással járó terheit és ne nehezítsük azokat.

Hazaindulás:

Mivel mindenki a saját bioritmusa szerint jár be dolgozni, ezért legkorábban Gabi szokott minket itt hagyni, aki 7h-15h között dolgozza le a nyolc óráját, néha ennél többet is, ha határidő van. Aztán mi, többiek általában 17h-kor megyünk haza, de van, hogy nálam még van ügyfél, így ez olykor akár órákkal is kitolódik. Néha úgy érezzük, hogy kevés ez a napi 8(-12) óra a munkára. A határidők miatt nem mehetünk akkor szabadságra, amikor szeretnénk, de ha mégis, akkor általában egy ügyfél probléma akasztja meg a nyaralásunkat (az enyémet eddig mindig kettévágta valami...). Ettől függetlenül szeretjük a munkánkat, mert mindannyiunkat a probléma megoldás inspirál. 

Ha tetszett a cikk, oszd meg nyugodtan.