Sok vállalkozó fordul a Retcon Kft.-hez, ami a könyvelőirodám, hogy oldjuk meg nekik a problémákat, hisz ők inkább szalonvezetésben jeleskednek, vagy éppen az autó-bérbeadásban. Mindenki csinálja is azt, amihez ért, és ha valami nem megy neki, akkor azt adja ki a kezéből. Ezt a tézist vallom én is, de valljuk be, hogy nem mindenhez értenek a legjobb könyvelők sem! Egy fodrásztól se várhatjuk el, hogy telefonon keresztül vezényeljen le egy bolti hajfesték felrakást, vagy autószerelőtől, hogy a műszerfal megbontása nélkül javítsa meg a tolatóradart, így a könyvelőtől se várhatjuk el, hogy mondjuk, bemondásra könyveljen a „majd hozom a számlát” mondat kíséretében. Ha nem tudod, hogy milyen elvárásaid lehetnek a könyvelődtől, de furcsának találod, hogy nem veszi fel neked a telefont két napig, vagy ha ingerületet érzel a hangjában, ha hétvégén zavarod, akkor bizonyára te is elkezdesz megsértődni rá, holott csak elcsúszott köztetek a kommunikáció. Ezért most összefoglalok egy kisebb szösszenetet, ami alapján Neked is könnyebb kiadnod a feladatokat a könyvelődnek és ő nem fog csúnyán nézni rád legközelebb, ha meglát.

A könyvelő csak az átadott bizonylatok (számlák, szerződések, stb) alapján könyvelhet.
Ez a törvény, így nem lehet elvárni senkitől, hogy a törvényeket megszegve, valaki hasára ütve végezzen el egy ilyen komoly és felelősségteljes feladatot. Egyrészt rizikós, mert kiderülhetnek a hiányok, másrészt erkölcsi kérdéseket fog felvetni egy idő után a könyvelővel szemben. Pedig annyiszor ostromolnak engem is ilyenekkel az ügyfelek! Elmagyarázzák, hogy milyen ügyletről van szó, de a szerződéseket nem hozzák, pedig anélkül nem könyvelhetnénk bizonyos tételeket. Lyukat beszélnek a hasamba telefonon, hivatkoznak a bizalomra, meg hasonló dolgokra, hogy ugyan könyveljünk le egy szállítói számlát (kiadást), persze számla nélkül, címszóval, hogy „majd hozom!”. Nos, NEM! Egy magára valamit is adó könyvelő rugalmas ugyan, de hajthatatlan! Ilyenkor szokták azt mondani rám, hogy merev vagyok, de végül, amikor ellenőrzésen nyugodtan megy át a cég, akkor mégis megköszönik nekem, hogy merev voltam, és hajthatatlan. Jelmondatom, hogy borravalót ilyenkor sem fogadok el, de hát ki tudna ellenállni egy kis csokinak?! ;)

Késett anyagok késett könyvelése nem a könyvelő hibája.
Ugyanis nem várható el egy körmöstől, hogy egy három órás műkörmöt másfél óra alatt készítsen el 10 ujjon, csak mert a vendége késett, és ezzel a következő vendégét is várakoztassa meg, így egy könyvelőtől sem várható el, hogy a nem határidőre meghozott havi/negyedéves/éves könyvelési anyagokat mások kárára előre vegye, és ezzel totálisan elússzon akár egy bevallási időszakban, akár csak adminisztrációban. A kivételektől eltekintve sokszor hallottam elkésett anyag esetében, amikor az ügyfelem félősen megkérdi, hogy „holnap már lehet tudni, hogy hogyan áll a cégem/vállalkozásom?”. Nem lehet tudni! Ha semmibe vette a megbeszélt időpontot, akkor ne várjon rövid határidőn belül eredményt. Itt még a csoki sem segít, hogy gyorsabban dolgozzunk.

Egy könyvelőnek lojálisnak kell lennie az ügyfeléhez, de elsődleges feladata a hatóságoknak való megfelelés.
Alapelvem, és a könyvelőirodámat is így vezetem, hogy bizony minden állampolgárnak, és vállalkozásnak adót kell fizetnie. Csak éppen az nem mindegy, hogy mennyit. Ameddig törvényesen lehet adót csökkenteni, addig nekem sem kell aggódnom, hogy egy NAV ellenőrzésen megfelel-e a beadott anyag a hatóságnak, vagy pedig akár a szakmai jó hírnévtől is búcsúzni kell egy kevésbé törvényes ügyfél miatt. Ha a kettő közül választani kell, akkor inkább a jó hírnév maradjon, mert ha egy kicsit is törvénytelen ügyfél nem szeretne egyáltalán adót fizetni, még keveset se, akkor lehet, hogy egy idő után a munkadíjat sem akarja kifizetni. Ingyen viszont senki sem szeret dolgozni... És még csokit sem kapunk az ilyen ügyféltől. :(

A könyvelőnek fel kell dolgoznia a kapott könyvelési anyagot, de azért a vállalkozótól/cégvezetőtől elvárható, hogy rendszerezve adja át.
Tény, hogy a könyvelési munka ott kezdődik, hogy kategorizálni kell a kapott anyagot vevőre, szállítóra, bankra, pénztárra, bevételre, kiadásra, szerződésre, céges anyagra, bérügyi dolgokra, szóval elég sok felé kell szétbontani. Viszont háromszor annyi ideig kell feldolgozni egy szatyorban kapott, vagy összegyűrt bizonylatokat tartalmazó papírhalmazt, mint egy előkészített csomagot, amin a papírok nincsenek összehajtva, és legalább egy kicsit rendszerezve vannak. Ha a vállalkozó nem tiszteli meg a cégét annyival, hogy odafigyelve gyűjti a bizonylatokat, akkor ne csodálkozzon, ha a többletmunkáért a könyvelője a piaci ár háromszorosát kéri el, és egy tábla csokit is mellé.

Könyvelő váltáskor az új könyvelő alapesetben soha nem korrigálhatja az előző könyvelő által vétett hibákat.
Külön megállapodás esetén, ha a megbízó ezt kifejezetten kéri, akkor lehet kivételt tenni, de akkor a megbízó számoljon extra kiadásokkal az új könyvelőre rótt többletmunka miatt. Itt jegyezném meg, hogy a vállalkozó/cégvezető feladata a folyamatos munkavégzéséhez szükséges információkról biztosítani a könyvelőt, és nem etikus a két könyvelőjét (régit az újjal) összeereszteni. Sok esetben tapasztaltam, hogy szakmailag ilyenkor a két könyvelő összefog, mert a régi védeni akarja szakmai megbízhatóságát, méltóságát, az új pedig bizonyítani akarja, hogy ő a megbízhatóbb és méltóbb a feladatra. Ilyenkor a régi könyvelő utal arra, hogy a volt ügyfele nem a legjobb ügyfél, és hogy ő mindent megtett, ezért az új könyvelő résen lesz az új ügyfélnél, és megpróbálja bebizonyítani, hogy ő a jobb, és az ügyfele jól választott. Szóval az összeeresztés kényelmetlen, kellemetlen és sokszor káros mindenkire nézve, még akkor is, ha a felek mindegyike szereti a csokit.

Nem a könyvelő feladata a cégjogi, hitelfelvételi és kamarai ügyek intézése.
Szerződést sem a könyvelőnek kell írnia, beleértve a munkaszerződéseket. Ezek jogi dolgok, a vállalkozó/cégvezető bízzon meg ezzel jogászt. Ha a könyvelő mégis rendelkezik a szükséges szerződésekkel, akkor azokat piaci áron értékesítheti ügyfelének, hisz bizonyára ő is fizetett érte a jogászának. Ugyanígy nem kötelessége egyik kamaránál sem az eljárás, kapcsolatfelvétel és egyéb dolgok. A céges hitelfelvételeket a legtöbbször pont a hitelügyintézők intézik úgy, hogy a könyvelőkre uszítják rá a cégvezetőket, hogy csinálják meg az ügyintézők feladatait, töltsenek ki hitelkérelmi nyomtatványokat. Az egy másik szakma, tehát ilyen esetben a könyvelő kiadhat egy főkönyvet, egy korosított analitikát, de a kérelmet nem töltheti ki, mert nem az ő feladata. Adatokat adhat, de ennyi.

Nem a könyvelő feladata ellátni a banki teendőket.
Bizonyára nagy bizalmat jelent, ha az ügyfél a könyvelőre bízza a bankjának kezelését, hogy a könyvelő a munkájához szükséges kivonatokat közvetlen húzza le a netbankból, vagy indítson az ügyfél helyett utalást, akár a saját könyvelési számlájának kiegyenlítése végett, de ez nem a feladata! Ez egy megtisztelő státusz, de nem feladat, így ilyenre a könyvelőt a vállalkozó semmilyen esetben sem utasíthatja. Mint ahogy a házipénztár vezetése sem feladata a könyvelőnek, mert nevéből adódóan helyileg sem tudja ezt a nyilvántartást vezetni (igaz, hogy a vállalkozók viszont egyáltalán nem tudják mi az, és hogy vezetni kellene, de ez egy másik tészta. Ilyen hiányosságokra ott az Ügyvezető Akadémia). Ez mind a cégvezető/vállalkozó feladata, és ezt nem adhatja ki a kezéből lustaság, időhiány, hanyagság és egyéb jellembeli hibák miatt, pláne nem a könyvelőjének. Szervezze úgy az életét, hogy ezeket a feladatokat intézze saját maga, hisz ezért lett vállalkozó!

A vállalkozás stratégiai tervezése sem a könyvelő feladata.
Tanácsot adni lehet, de egy stratégiai tervezés ennél azért többet jelent, és minthogy a ráfordított többletmunka is időigényesebb, ezért külön díjazás alapján részt vehet a feladatban egy könyvelő, de csak mint számviteli szakember. Kötelezni erre még külön díjazás alapján és csokiért cserébe sem lehet!

Remélem, hogy tudtam segíteni abban, mit NE várj el a könyvelődtől, amiért ő ideges lehet rád. Ha nem, és ő mégis ideges, akkor gyere el hozzám egy ingyenes tanácsadásra, mert velem biztosan könnyű dolgod lesz, hisz már elmondtam, hogy milyen határt nem szabad átlépned, illetve a sok csoki szinte mindig kiengesztel. :)

Én Fodor Bettina voltam, és egyben a Retcon Kft. ügyvezetője. Célom, hogy minden vállalkozó megtanuljon vállalkozni.